Sanotko sinäkin, että olisi ihanaa nähdä enemmän ystäviä? Tai että olisi ihanaa, jos töiden jälkeen olisi virtaa harrastaa liikuntaa, pelata lasten keksimiä hassuja pelejä, innostua puolison uudesta ideasta, aloittaa uusi harrastus, siivota koko autotalli? Entä muistatko syntymäpäiviä, kokouksia, hammaslääkärikäyntiä tai ruokakauppalistaa ilman muistiinpanoa? Eikö olisi ihanaa, jos jokaisen yön uni olisi syvää ja rauhallista? Kuulostaako hyvältä? Jos annat itsellesi 5 minuuttia miettiä töiden kognitiivista ergonomiaa niin lupaan antaa muutaman ajatuksen siihen kaveriksi!

 

Elokuu - paluu lomilta töihin ja lasten koulujen alku

Ihan alkuun toivon, että sinulla on ollut leppoisa kesäloma, aikaa perheen, ystävien sekä sen tärkeimmän - sinun itsesi kanssa ihan yksikseen. Toivon myös, että voisit ylläpitää energistä, rauhallisempaa tasapainoista olotilaa myös työarjessa. Ettet painaisi seuraavia viittä kuukautta satalasissa ja iltaisin makaisi sohvalla puhelin kädessä, kun ei ole virtaa lähteä urheilemaan ystävien kanssa, ja ettet haaveilisi jatkuvasti seuraavasta viikonlopusta tai lomasta, jolloin jaksaisi tehdä jotain enemmän.

Uskon, että asiantuntija, jonka työpaikka on oma korvienväli, pystyy saavuttamaan tasapainon ja sen ylläpitämään työarjessakin ilman suurta ponnistelua. Seuraavaksi kerron miten!

 

Ota ohjat!

Avaa sähköposti ja somekanavat aikaisintaan arkiaamuina kello 9.30 tai vasta ennen lounasta. Useimmilla ihmisillä tehokkaimmat ja virkeimmät tekemisen tunnit ovat aamulla/aamupäivästä. Miksi antaisit ne "sälälle", tulipaloille, pyynnöille ja kysymyksille? Varaa niiden sijaan aamu ennakolta suunnittelemiisi, päivän tärkeimpiin tehtäviin, jotka haluat saada tehdyksi tai joita haluat saattaa eteenpäin. Näin olet saavuttanut lounasaikaan jo hyvän työfiiliksen.

Sulje somekanavat sekä kaikki muutkin työasiat viimeistään iltaisin klo 17-18. Nykypäivänä työn ja vapaan raja on häilyvä käsite ja on vanhainaikaista erotella ne toisistaan. Silti moni tarvitsee rajausta, koska työ innostaa tai kuormittaa liikaa tai sitä ajautuu vain tekemään liikaa.

Rajaamalla omaa ajankäyttöään, on työpäivän päätteeksi energisempi olo, koska sähköposti tai somekanavat eivät ole määränneet sinun päivästäsi tahtia, vaan sinä itse olet istunut kuskin paikalla.

Kehitä meilitaitojasi 

Digitaalisuus on monessa asiassa hyvä juttu, mutta kuitenkin harva meistä osaa tai malttaa käyttää digitaalisuutta ”oikein” eli parhaalla mahdollisella tavalla. Varsinkin meili on huonosti käytetty työväline (itse en haluaisi käyttää sitä lainkaan).

Tunnistatko sinä nämä sähköpotistasi:

  • yksi ihminen lähettää sinulle meilin ajattelematta aidosti, tarvitsetko kyseistä tietoa
  • toiselle ihmiselle olet CC:nä muiden joukossa "varuilta"
  • kolmannessa meilissä olet mukana pitkässä keskusteluketjussa, joissa on valtava määrä ihmisiä keskustelemassa asiasta, joka ei ole relevanttia sinulle
  • neljäs kysyy sinulta pikkuasiaa, minkä vastaus olisi helposti katsottavissa intrasta tai verkosta ja hän on turhautunut, kun et vastannut tarpeeksi nopeasti
  • viides yrittää myydä sinulle uutiskirjeessään tuotetta, jota valmistatte itse

Ja kaikki nämä, kiireellisistä ja tärkeistä sähköposteista ”ketjukirjeisiin” ovat samassa sähköpostin saapuneet-kansiossa. Viime vuonna sain Tehtaalle pahimmillaan yli 300 meiliä päivässä (roskapostit suodatettuna). Ei siis ole ihme, että työpäivät venyivät liikunta-ajan kustannuksella, kun halusin käynnistää toimintaa ja vastata kysyjille.

Näiden meilien päälle on tietysti vielä some, whatsupit, työskentelyalustat, tiedostojen hallinnat ym., joista tulisi poimia oleellinen tieto. Kuka sen tekee?

Miten muistat ja jaksat käydä katsomassa kaikki eri pikaviestipalvelut tai alustat?

Otettaisiinko me siis tavaksi koostaa asiat, mille tahansa muistin jatkeelle (kynä ja paperi tai itselleni mieluisa sähköinen PostIt-lappu tietokoneen ruudulla) ja vasta sen jälkeen lähettää se kootusti valituille ihmisille (jos ne ovat vielä päivän päätteeksi relevantteja). Ja lähetetään se kuvaavan otsikon sekä deadlinen kanssa. Sellaisena haluaisit saada ne itsekin - eikös?

 

Ota ilmoitukset pois päältä

Yksi paras työarkeni pikkuteoista, jonka tein jo yli 10 vuotta sitten, oli ilmoitusmerkkiäänien poistaminen meilistä. Saman olen tehnyt myös somekanaville. Jos jollakulla on minulle tulipaloasiaa, niin uskon, että hän kyllä soittaa tai sitten asia voi odottaa tunnin tai pari, kun minulle on hyvä hetki lukea meilit ja Whatsapp-viestit.

Väitän, että perustyöarjessa kiireelliset ja tärkeät työasiat eivät tule sähköpostilla, johon vastaanottaja odottaisi vastausta alle 2 minuutissa. Miksi sitten niin moni antaa maailman jokaiselle ihmiselle luvan keskeyttää itsensä, milloin vain? Bling vain ja punainen pallo numeroineen näkyy ruudussa ja ajatuksesi siirtyy siihen palloon…

Päätä siis itse, milloin haluat viestisi lukea ja ota ilmoitusäänet pois - tai muuten muut tekevät päätöksen puolestasi!

 

Stoppi jatkuvalle multitaskingille

Kyllä, kuulen sanasi. Useat ihmiset kykenevät multitaskingiin, mutta onko se aivoille hyväksi tai työn tuloksellisuudelle? Jos keskittyy yhteen asiaan kerrallaan, vaikka voisi tehdä 10 eri asiaa yhtä aikaa, (se olisi useille jopa kivempaa) niin väitän, että yöuni syventyy ja energiaa jää enemmän arki-iltoihin, kun aivot eivät ota multitasking-kierroksia joka päivä.

Toki, harkitusti ja oikeissa kohdissa multitasking on todella hyvä työkalu. Käytän sitä itsekin, mutten joka päivä. Totuus on, että monilla ihmisillä on tunne, että kykenee moniajoon ilman huonoja vaikutuksia, mutta se ei ole totta. Jokaisen aivot, muisti ja unen laatu ovat toki kaikki yksilöllisiä, mutta kroppasi ja mielesi kyllä kertovat viimeistään 50 ikävuoden jälkeen, miten jatkuva moniajo on mennyt.

Siksi haluaisin kannustaa moniajon tilalle tai ainakin sen rinnalle käytettäväksi tylsempää ”yksi asia kerrallaan ja kaikki kanavat kiinni, kunnes valitset itse ne avata” -taktiikkaa.

Lupaan, että jo ilmoitukset sulkemalla, olet hieman luovempi, tuottavampi ja jaksat hieman paremmin työssä sekä kotona. Sen virkeän olotilan myötä olet ehkä kivempi puoliso, äiti tai isä ja teet joskus 4 tunnissa 8 tunnin työpäiväsi (olen kuullut, että flowssa ihminen työskentelee jopa 400 % nopeammin ja tehokkaammin, mutta siitä joku toinen kerta). Siksi kannustan, että istut itse kuskin paikalle, etkä kuuntele sivusta huutelevia punaisia palloja. Totuus on, että se piirtää, kenellä on liitu.

 

Energisen hymyilyttävää elokuuta,

XOX,

Kati

Kati Rauhaniemi

Written by Kati Rauhaniemi

CEO kapteeni, yritysvalmentaja #leadership #business #brändit #palvelukonseptit 040 566 7070